Распределение затрат между счетами главной книги и/или финансовыми аналитиками

Оглавление
1. Преамбула
2. Бизнес-задача
3. Инструменты системы
4. Инструменты системы (технические аспекты)
5. Резюме

1. Преамбула
Существует множество группировок расходов по разным критериям. Одна из группировок – на прямые и косвенные. Прямые расходы достаточно просты с точки зрения учета, т.к. напрямую относятся на себестоимость продукции, именно поэтому прямые расходы будут обделены вниманием в рамках данной заметки.
Таким образом, в центре сегодняшнего разговора будут косвенные расходы, а точнее инструменты, которые Аксапта предоставляет для распределения этих расходов.

2. Бизнес-задача
Необходимо на периодической основе осуществлять распределение сальдо затратных счетов Главной книги (20, 26, 44 и т.д.) между другими счетами Главной книги и/или финансовыми аналитиками.
Несколько примеров:
• расходы на электроэнергию, отопление, аренду нужно распределить между всеми подразделениями, которые используют офис;
• Расходы на рекламу нужно распределить между подразделениями, реклама которых была осуществлена
Как только речь заходит о распределении, сразу встаёт вопрос о базе распределения. База распределения зависит от расхода. А именно, расходы на аренду имеет смысл распределять пропорционально площади, расходы на рекламу - пропорционально выручке.

3. Инструменты системы

Функциональность Журнала распределения (Главная книга / Журналы / Распределение) позволяет:
1. Гибко настраивать что распределять

Распределить можно либо вручную введенную сумму, либо сальдо по одному или нескольким счетам главной книги (к примеру, сальдо затратных счетов)

2. Гибко настраивать как распределять

Распределение возможно: пропорционально заранее введенной произвольной цифре (к примеру, пропорционально площади); равными долями; пропорционально сальдо по одному или нескольким счетам Главной книги (к примеру, пропорционально выручке)

3. Гибко настраивать на что распределять

Есть возможность указать, на какие счета Главной книги должны быть распределены расходы

4. Инструменты системы (технические аспекты)

Используемая версия системы DAx 2009 RU7
Для решения подобных задач используется Журнал распределений (Главная книга / Журналы / Распределение).
Процесс распределения:
1. Предварительные настройки
1.1. Указывается правило распределения (Главная книга / Настройка / Разноска / Правило распределения ГК). Здесь указывается набор условий, по которым система будет осуществлять распределение.


В правиле распределения настраивается
1.1.1. Метод распределения:
1.1.1.1. Фиксированный процент – для каждого получателя указывается процент
1.1.1.2. Фиксированный вес – для каждого получателя указывается число, пропорционально которому будет осуществляться распределение. Актуально, когда нужно распределять пропорционально аренде.
1.1.1.3. База – для каждого получателя указывается база. База – это сальдо по одному или нескольким счетам главной книги. Актуально, когда нужно распределять пропорционально выручке.
1.1.1.4. Равномерно – распределяемая сумма делится равномерно между всеми получателями.
1.1.2. Сумма распределения - либо сальдо по счету Главной книги, либо вручную вводимая сумма


1.2. Указывается источник распределения для выбранного правила (Главная книга / Настройка / Разноска / Правило распределения ГК, далее кнопка Источник). Здесь указывается сальдо каких счетов главной книги и с какими финансовыми аналитиками подлежит распределению.
!!!Важно!!! критерии отбора по всем финансовыми аналитикам должны быть указаны. Если для финансовой аналитики не указан критерий – это означает, что распределению подлежит сальдо по счету Главной книги с пустой аналитикой. Другими словами, если используется 10 финансовых аналитик, то для каждой обязательно должен быть указан критерий.


К примеру, настройку можно осуществить следующим образом:
Параметр поля Аналитика Критерии источника
Аналитика Подразделение Офис
Аналитика Центр затрат К распределению
Аналитика Цель Аренда
Счет 44*

1.3. Указывается получатель распределения для выбранного правила (Главная книга / Настройка / Разноска / Правило распределения ГК, далее кнопка Место назначения). Здесь указывается, получатель распределения в виде счет главной книги + финансовая аналитика. Здесь же указывается база распределения (допустим, площадь). К примеру:
На счет Подразделение Центр затрат Цель База (Площадь)
44.100 Офис Маркетинг Аренда 200
44.100 Офис Служба автоматизации Аренда 300


1.4. Настройка базы распределения. Если в Правиле распределения указан Метод распределения = База, то Базу распределения нужно преднастроить в отдельном справочнике (Главная книга / Настройка / Разноска / База распределения ГК). В качестве базы распределения можно указать сальдо по одному или нескольким счетам Главной книги с учетом финансовых аналитик. К примеру, таким способом можно в качестве базы распределения настроить выручку.

2. Проведение распределения
Главная книга / Периодические операции / Обработать запрос на распределение

3. Результаты распределения
Система с использованием полупроводок перебросит сальдо со счетов-источников на счета-получатели. Допустим сальдо на счете-источнике было 1000р. Тогда Распределение будет следующим:
Дебет 44.100 Сумма по дебету = 1000* 200/500 Офис-Маркетинг-Аренда
Дебет 44.100 Сумма по дебету = 1000*300/500 Офис-Служба автоматизации - Аренда
Дебет 44.100 Сумма по кредиту = 1000 Офис - К распределению - Аренда

5. Резюме

Конечно же, никто не отнимет у нас стандартную возможность проведения распределения расходов между счетами главной книги вручную в общем журнале главной книги с использованием либо тех же полупроводок, либо проводок через транзитный счет.
НО функционал Журнала распределения даёт условно автоматизированную возможность распределять пропорционально базе, что спасает нас от расчета сумм с использованием калькулятора.
Собственно, «на безрыбье и рак рыба» (с)

upd 24-02-16 - интересная статья на английском языке на эту же тему для версии Ax 2012