AX2012, D365FO: Способы ограничения финансовых аналитик

[sukhanchik]

Добрый день! Решил немного осветить способы ограничения значений одних финансовых аналитик от других в AX 2012 и D365FO.
Цель статьи - собрать в одном месте различные способы влияния значений одних финансовых аналитик на другие с целью ограничения возможных комбинаций, которые доступны пользователю в системе. Обычно данный вопрос интересует практически каждого слушателя, который интересуется финансовым контуром системы - вот для них собственно данная статья и предназначена. Поэтому любые дополнения, комментарии, ссылки (особенно на официальную документацию) приветствуются.

Используемые версии:
AX 2012 R3

D365FO Update 40

Общая постановка задачи:
Есть некоторое количество финансовых аналитик, возможные комбинации значений которых хочется ограничить некоторыми правилами. В качестве бизнес-примера – можно привести следующие варианты:

• Регион (Область) – Бизнес-единица. Если у компании есть много точек продаж в различных регионах, то можно определить 2 финансовые аналитики – одна будет обозначать регион, а другая (бизнес-единица) – конкретную точку продаж. В роли точки продаж могут выступать обычные магазины (если компания – ритейлер), банковские / страховые офисы продаж (если компания банк / страховщик) и т.д. В роли региона (области) в данном случае будет выступать некоторое объединение точек продаж, принятое внутри компании, которое вполне может не совпадать с административным делением территорий. В данном варианте требуется исключить комбинации аналитик, в которых точки продаж (бизнес-единицы) указаны не со своим регионом.
• Подразделение – Статья затрат. Если в компании все затраты необходимо учитывать (а то и бюджетировать) по различным статьям затрат, то может возникнуть ситуация, когда некоторые статьи затрат допустимо указывать только для определенных подразделений. Например, вполне ожидаемым будет увидеть статью затрат «Реклама на ТВ» у отдела маркетинга и совсем странным будет увидеть эту статью затрат у отдела ИТ. С другой стороны, статья затрат «Закупка методических материалов по обслуживанию серверов» уместно смотрится у отдела ИТ и совсем неуместно у отдела маркетинга.
• Фонд (Средства) – Проект. В крупных компаниях, равно как и в государственных структурах денежные средства разделяются по группам (фондам). Например, если компания оплачивает ДМС (добровольную медстраховку) сотрудникам, то все средства, идущие на оплату ДМС можно сгруппировать в фонд «Медстрахование». Такого рода фондов может быть много, особенно, если компания берет на себя часть социальных затрат (озеленение города, строительство домов и т.д.). Соответственно, компания может иметь свою собственную поликлиннику и затраты на ее содержание будут тратиться из фонда «Медстрахование». Т.о. какой-нибудь проект по переоборудованию поликлинники логично будет подчинить фонду «Медстрахование», в то же время компания может вести много различных проектов, напрямую связанных с ее основной бизнес-деятельностью и каждый проект может быть подчинен своему фонду.

В примере я буду рассматривать способы ограничения значений подчиненной аналитики в зависимости от значения родительской аналитики. Финальный перечень значений конкретной аналитики складывается по логическому И из всех ограничений, примененных с учетом заданных значений всех предыдущих аналитик независимо от способа их задания.

Контроль корректности комбинации аналитик выполняется как минимум на этапе разноски в ГК, но иногда может быть выполнен и при сохранении записи (например, при вводе счета ГК с аналитиками).

Перед описанием способов – я опишу начальную настройку системы.

Начальная настройка системы
В справочнике операционных единиц созданы (в дополнении к существующим) записи с типом «Центр затрат»
AX 2012:

D365FO:

записи с типом «Бизнес-единица»
AX2012:

D365FO:

записи с типом «Подразделение»
AX2012:

D365FO:

В справочнике «Коды доходов и расходов» присутствуют следующие данные:
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Коды расходов\Коды расходов)

D365FO (\Налог\Настройка\Налог на прибыль\Коды расходов):

В справочнике финансовых аналитик присутствует финансовая аналитика, связанная с операционными единицами типа «Бизнес-единица»
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Финансовые аналитики\Финансовые аналитики):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Аналитики\Финансовые аналитики):

и финансовая аналитика, связанная с операционными единицами типа «Центр затрат»
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Финансовые аналитики\Финансовые аналитики):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Аналитики\Финансовые аналитики):

финансовая аналитика, связанная с операционными единицами типа «Подразделение»
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Финансовые аналитики\Финансовые аналитики):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Аналитики\Финансовые аналитики):

Финансовая аналитика, связанная со справочником «Коды доходов и расходов» (ExpenseAndIncomeCode), (\Налог\Настройка\Налог на прибыль\Коды расходов)
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Финансовые аналитики\Финансовые аналитики):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Аналитики\Финансовые аналитики):

Для D365FO – финансовая аналитика должна быть активирована

[sukhanchik]

В настройке структур счета создана структура «Ограничение аналитик», содержащая в себе аналитики «Центр затрат» и «Бизнес-единица». Аналитика «Центр затрат» должна находиться в структуре счета левее аналитики «Бизнес-единица». В роли счета ГК может быть взят любой счет, однако для удобства отображения был создан специальный счет «ANY», чтобы не пересекаться стандартным планом счетов.
AX2012 (\Главная книга\Обычный\Счета ГК):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Счета\Счета ГК):

Этот счет в явном виде прописан в структуре счета (в реалиях в роли счета ГК будет указан диапазон необходимых счетов ГК). Обе аналитики в примере допускают пустые значения, хотя это и необязательно
AX2012 (\Главная книга\Настройка\План счетов\Настройка структур счета):

D365FO (\Главная книга\План счетов\Структуры\Настройка структур счета):

Структура «Ограничение аналитик» добавлена в список структур в настройке «Главная книга».
AX2012 (\Главная книга\Настройка\Главная книга):

D365FO (\Главная книга\Настройка главной книги\Главная книга):


Итак, 3 способа ограничения значений финансовой аналитики
Способ 1. По значениям из организационной иерархии
Способ 2. По производным значениям от значений других аналитик
Способ 3. По структурам дополнительных правил

[sukhanchik]

Способ применим только для тех аналитик, которые связаны с операционными единицами
AX2012: \Управление организацией\Настройка\Организации\Операционные единицы
D365FO: \Управление организацией\Организации\Операционные единицы

В силу того, что перечень разрешенных значений задается в иерархии – существует ограничение, что значение подчиненной аналитики может быть указано только для одного значения родительской аналитики. Т.е., к примеру, для комбинации Регион (область) -бизнес-единица такой вариант применим (не может один магазин одновременно относиться к двум регионам). В тоже время, одна статья затрат может запросто быть разрешена у разных подразделений, поэтому данный способ может не подойти к комбинации Подразделение-центр затрат, если статьи затрат в компании могут быть общими для разных подразделений.

Для AX2012 этот способ также описан здесь: https://sandeepchaudhury.wordpress.c...012-continued/

Поскольку в AX 2012 нельзя создать финансовую аналитику Регион, а в D365FO тип операционной единицы Регион удалили (и перенесли, как расширение, в учебный модуль Fleet Management), то чтобы не программировать - воспользуемся финансовой аналитикой Центр затрат, связанной с операционной единицей Центр затрат

Чтобы составить перечень разрешенных комбинаций значений – необходимо составить организационную иерархию с указанием подчиненности значений, т.е. в организационной иерархии должна соблюдаться подчиненность значений аналитики «Бизнес-единица» значениям аналитики «Центр затрат». Для создания организационной иерархии необходимо:
AX2012:
Открыть форму \Управление организацией\Настройка\Организация\Организационные иерархии
Нажать кнопку Создать.
Указать название иерархии, например «Центр затрат-Бизнес-единицы»

Нажать кнопку «Назначение цели», выбрать тип «Организационная диаграмма», нажать кнопку «Добавить», выбрать только что созданную иерархию (в данном случае «Центр затрат-Бизнес-единицы») и нажать кнопку ОК.

В результате у создаваемой организационной иерархии должна появиться цель

В форме организационных иерархий необходимо нажать кнопку «Вид», затем «Правка» и начать составлять организационную иерархию. В корне иерархии должно находиться текущее юридическое лицо (Вставить-Юридическое лицо), на втором уровне – значение аналитики «Центр затрат», на третьем уровне – значение аналитики «Бизнес-единица»

В итоге необходимо составить примерно такую диаграмму:

После чего необходимо нажать кнопку «Опубликовать и закрыть» с указанием даты вступления данной иерархии в действие. Обращаю внимание, что за одну дату можно опубликовать только одну версию иерархии, поэтому следует внимательно следить за корректностью иерархии и датой публикации. Опубликовывать можно и прошлой датой (несмотря на грозное предупреждение), но при условии, что не было публикаций более поздней датой

D365FO:
Открыть форму \Управление организацией\Организации\Организационные иерархии
Нажать кнопку Создать
Указать название иерархии, например «Центр затрат-Бизнес-единицы»

Нажать кнопку «Назначение цели», выбрать тип «Организационная диаграмма», нажать кнопку «Добавить», выбрать только что созданную иерархию (в данном случае «Центр затрат-Бизнес-единицы») и нажать кнопку ОК.

В результате у создаваемой организационной иерархии должна появиться цель

В форме организационных иерархий необходимо нажать кнопку «Вид», затем «Изменить» и начать составлять организационную иерархию. В корне иерархии должно находиться текущее юридическое лицо (Вставить-Информация о компании), на втором уровне – значение аналитики «Центр затрат», на третьем уровне – значение аналитики «Бизнес-единица»

В итоге необходимо составить примерно такую диаграмму:

После чего необходимо нажать кнопку «Опубликовать» с указанием даты вступления данной иерархии в действие. Обращаю внимание, что за одну дату можно опубликовать только одну версию иерархии, поэтому следует внимательно следить за корректностью иерархии и датой публикации. Опубликовывать можно и прошлой датой (несмотря на грозное предупреждение), но при условии, что не было публикаций более поздней датой

---
После публикации иерархии – ее необходимо привязать к той структуре счета, у которой определены аналитики, участвующие в иерархии, в данном случае к заранее созданной структуре «Ограничение аналитик». Для этого необходимо открыть форму настройки структуры счета и перевести структуру счета в режим редактирования
AX2012 (\Главная книга\Настройка\План счетов\Настройка структур счета, кнопка Правка):
В форме структуры счета необходимо нажать кнопку «Отношения», выбрать созданную нами иерархию и отметить ту строку, в которой в роли стороны А выступает родительская аналитика (в нашем случае – «Центр затрат»), а в роли стороны B – подчиненная аналитика (в нашем случае – «Бизнес-единица»). После выбора – нажать кнопку ОК.

После выбора отношения необходимо активировать структуру.
D365FO (\Главная книга\План счетов\Структуры\Настройка структур счета, кнопка Изменить):
В форме структуры счета необходимо нажать кнопку «Настроить» - «Отношения»,

выбрать созданную нами иерархию и отметить ту строку, в которой в роли стороны А выступает родительская аналитика (в нашем случае – «Центр затрат»), а в роли стороны B – подчиненная аналитика (в нашем случае – «Бизнес-единица»). После выбора – нажать кнопку ОК.

После выбора отношения необходимо активировать структуру.
Теперь значение выбираемой аналитики «Бизнес-единица» будет зависеть от значения выбранной аналитики «Центр затрат» в нашей исходной, заранее подготовленной структуре счета «Ограничение аналитик».

[sukhanchik]

Данный способ работает только в D365FO.

Cпособ работает «в обратную сторону», т.е. в данном случае не ограничиваются значения выбираемых аналитик, а устанавливается значение по умолчанию одной аналитики в зависимости от значения другой аналитики. Таким образом, можно настроить автоматическое заполнение родительской аналитики (родительских аналитик) при первичном выборе подчиненной аналитики. Если взять за основу пример из способа 1, то можно для каждого значения аналитики «Бизнес-единица» настроить автоматическое заполнение аналитики «Центр затрат», при условии, что пользователь сначала выбирает значение аналитики «Бизнес-единица», а не «Центр затрат», как это предусматривалось в способе 1.

Производными аналитиками называются аналитики, значения которых будут автоматически заполнены при выборе значения основной аналитики. Иметь производные аналитики могут только те аналитики, которые связаны со справочником операционных единиц, либо настраиваемые (т.е. несвязанные ни с одним справочником) аналитики. В свою очередь в роли производной аналитики может выступать любая финансовая аналитика вне зависимости от того – связана она с каким-либо справочником или нет.

Каждое значение основной аналитики может иметь только одно производное значение другой аналитики. При этом, если у значения производной аналитики в свою очередь настроено также значение производной уже по отношению к ней аналитики, то оно тоже будет установлено. Пустое значение производной аналитики приравнивается к его отсутствию, т.е. пустым значением аналитика не перезаписывается.
В указанном ниже примере при выборе аналитики «Бизнес-единица» в значение «Маг001» автоматически заполнится аналитика «Центр затрат» значением «ЮЗР» и не заполнится и не перезапишется пустым значением аналитика «Отдел». В свою очередь значение «Маг002» повлияет только на аналитику «Отдел», но никак не повлияет на аналитику «Центр затрат»

Важно! Данный механизм не стоит путать с механизмом производных финансовых иерархий в функционале государственного сектора. Механизм производных финансовых иерархий предназначен для формирования перечня использованных комбинаций аналитик, т.е. для выборки данных, а не для ограничения ввода данных.

Для настройки механизма производных аналитик возьмем ту же пару аналитик, которая была определена в начальной настройке системы – «Центр затрат» и «Бизнес-единица», но настраивать производные аналитики будем из аналитики «Бизнес-единица»

Аналитика «Бизнес-единица» должна присутствовать в списке, как значение, от которого система отталкивается. Остальные аналитики добавляются через нажатие кнопки «Добавить сегмент». Удаление добавленной аналитики производится по кнопке «Действия сегментов» - «Удалить <Название аналитики>», при этом необходимо установить курсор на столбец той аналитики, которую необходимо удалить

Значение производной аналитики можно запретить менять пользователю, если выбрать пункт меню «Действия сегментов» - «Запретить изменения значения <Название аналитики>». Такой запрет действует на все значения производной аналитики.
Если установить флажок «Заменить существующие значения аналитики на производные значения», то при (пере)выборе значения основной аналитики – перезапишется значение производной аналитики, при условии, что оно было задано непустым значением в данной форме.

Это удобно, если пользователь сначала выбрал одно значение основной аналитики, а потом решил перевыбрать это значение. Без этого флажка перевыбор значения не окажет влияния на производные аналитики (т.к. они уже будут непустыми. Без этого флажка производные аналитики заполняются только в том случае, если они пустые).
На рисунке выше представлен пример заполнения правил производных аналитик в соответствии с иерархией значений, заданной в способе 1.

[sukhanchik]

Данный способ является наиболее универсальным по сравнению с другими способами и работает с любым типом аналитик. О структурах дополнительных правил сказано в документации:
AX2012:
https://docs.microsoft.com/ru-ru/dyn...rt-of-accounts
D365FO:
https://docs.microsoft.com/ru-ru/dyn...ule-structures

Общая идея дополнительных правил состоит в определении комбинации разрешенных значений аналитик (это и называется дополнительным правилом) и привязки этого правила к структуре счета по заданному критерию (в критерии могут быть указаны значения любых сегментов, входящих в структуру счета, причем значения могут быть указаны необязательно точные – фильтр может быть настроен и по вхождению части строки)

В данном примере используются аналитика «Отдел» (Department), связанная с операционной единицей отдел и аналитика «Статья затрат» (ExpenseAndIncomeCode), связанная со справочником «Коды доходов и расходов» (\Налог\Настройка\Налог на прибыль\Коды расходов). Аналитика «Отдел» присутствует в стандартных демо-данных, аналитика «Статья затрат» была создана и связана с вышеуказанным справочником. Для D365FO все аналитики были активированы.
В процессе настройки примера использовался счет ГК «66.100» «Расчеты по краткосрочным кредитам» типа «Баланс», при этом шаги описаны по ранее описанной структуре счета «Ограничение аналитик» и счету «ANY».

AX2012 Пример настройки (открывается из \Главная книга\Настройка\План счетов\Настройка структур счета):

D365FO Пример настройки (открывается из \Главная книга\План счетов\Структуры\Настройка структур счета):


На скриншоте настройки описано следующее правило. Если выбран счет ГК, код которого начинается на «66.100», то допустимы только те значения аналитики «Отдел», которые начинаются на «024» или «025», причем для значений аналитики «Отдел», которые начинаются на «024» допустимы статьи затрат, коды которых начинаются на «9020405», а для значений аналитики «Отдел», которые начинаются на «025» допустимы статьи затрат, коды которых начинаются на «9020406»
Технически, данное правило можно было бы записать по-другому, используя в форме «Структуры дополнительных правил» только одну аналитику. В этом случае в форме «Дополнительные правила» пришлось бы задать 3 правила – одно для ограничений значений аналитики «Отдел» (в структуре дополнительных правил в этом случае была бы только аналитика «Отдел» со значением «024*;025*»), другое для ограничений значений аналитики «Статья затрат» (в структуре дополнительных правил в этом случае была бы только аналитика «Статья затрат» со значением «9020405*», а в форме «Дополнительные правила» к условию счета ГК («66.100*») добавилось бы условие «024*»), третье для ограничений значений аналитики «Статья затрат» (в структуре дополнительных правил в этом случае была бы только аналитика «Статья затрат» со значением «9020406*», а в форме «Дополнительные правила» к условию счета ГК («66.100*») добавилось бы условие «025*»)
Вот как бы это выглядело в D365FO:



Я в каком-то обновлении (и даже в PU40) столкнулся с ошибкой, которая возникала в D365FO при попытке присоединить структуру дополнительных правил, состоящую более, чем из одного сегмента, поэтому описал выше способ настройки системы со структурами правил, состоящих из одного сегмента. Однако пересоздание правил устранило ошибку, поэтому я решил оставить описание данного способа исключительно для понимания работы механизма в целом. В AX2012 проблем с этой настройкой не возникало.

Собственно, настройка дополнительных правил состоит в следующем (вернемся к нашей структуре «Ограничение аналитик», описанной в начале статьи):
1. Создаем структуру дополнительных правил, в которой будут перечислены разрешенные комбинации значений аналитик
AX2012: \Главная книга\Настройка\План счетов\Структуры дополнительных правил

D365FO: \Главная книга\План счетов\Структуры\Структуры дополнительных правил

2. Жмем кнопку «Добавить сегмент» и добавляем сегмент
AX2012: Добавление сегмента невозможно после создания структуры:

D365FO: Добавление сегмента возможно только в неактивированную структуру. При необходимости изменения структуры – можно нажать кнопку «Изменить» и добавить сегмент:

3. Указываем комбинации разрешенных значений:
AX2012: Жмем на кнопку-воронку для каждого сегмента и указываем значения. После указаний значений – нажимаем кнопку ОК.


D365FO: Щелкаем по сегменту и на вкладке «Сведения о допустимых значениях» указываем значения. Закончив работу с одним сегментов – нажимаем кнопку Применить

[sukhanchik]

4. Повторяем процедуру для следующего набора значений
AX2012: Щелкаем по сегменту, затем по зеленой кнопке Добавить <аналитика> узел

Излишне добавленные строки можно удалить, щелкнув по кнопке слева «Удалить комбинацию»

После ввода комбинации допустимых значений – необходимо структуру активировать по кнопке «Активировать» и дождаться окончания активации

В итоге должен получиться такой результат

D365FO: Жмем кнопку «Добавить» и на вкладке «Сведения о допустимых значениях» указываем комбинации допустимых значений.

Излишне добавленные строки можно удалить по кнопке «Удалить»

После ввода комбинации допустимых значений – необходимо структуру активировать по кнопке «Активировать» и дождаться окончания активации (статус структуры станет «Активно»)

В итоге должен получиться такой результат

5. Переводим структуру счета «Ограничение аналитик» в состояние «Черновик».
AX2012: \Главная книга\Настройка\План счетов\Настройка структур счета, кнопка Правка
D365FO: \Главная книга\План счетов\Структуры\Настройка структур счета, кнопка Изменить
6. Создаем дополнительное правило из формы настройки структур счета и привязываем к нему ранее нами созданную структуру дополнительных правил. В данном примере одно правило будет содержать только одну структуру дополнительных правил, поэтому я их называю одинаково
AX2012: \Главная книга\Настройка\План счетов\Настройка структур счета, кнопка «Дополнительное правило», кнопка «Создать»

Нажимаем кнопку «Добавить фильтр» и указываем условие применимости данного правила. В примере указывается, что счет ГК должен начинаться на значение «ANY»

После добавления всех условий применимости – добавляем созданную только что структуру дополнительных правил на вкладке «Структуры дополнительных правил» («Подр-Статья»)


D365FO: \Главная книга\План счетов\Структуры\Настройка структур счета, кнопка «Дополнительные правила», кнопка «Создать»

Нажимаем кнопку «Добавить новые критерии» и указываем условие применимости данного правила. В примере указывается, что счет ГК должен начинаться на значение «ANY»

После добавления всех условий применимости – добавляем созданную только что структуру дополнительных правил на вкладке «Структуры дополнительных правил» («Подр-Статья»)


7. Активируем структуру счета по кнопке «Активировать» из формы настройки структур счета
Теперь значение выбираемой аналитики «Статья затрат» будет зависеть от значения выбранной аналитики «Отдел» в используемой нами структуре «Ограничение аналитик».

[sukhanchik]

Все настраиваемые ограничения удобно проверять в общем журнале ГК, выбирая значение одной аналитики и просматривая предлагаемые значения другой аналитики.
AX2012:


D365FO:

[trud]

Фундаментально. Спасибо что поделились