Разделение финансового и товарного учета

[oleh_imported]

Добрый день. Возник вопрос связанный с возможностью разделения финансового и товарного учетов в NAV 6.0 по всем документам. Требование бухгалтерии.
Сколько не объясняй, что в NAV фин. операции формируются на основании предустановленных настроек - бесполезно. Поскольку мы только переходим на NAV и данное требование возникло из понимания работы другой учетной системы, хотелось бы закрыть вопрос до того, как он воплотиться в жизнь. Поэтому если у кого-то были подобные прецеденты поделитесь опытом, пожайлуйста. Хотелось бы знать насколько это трудно сделать, стоит ли делать вообще, если это можно сделать, то какие последствия (подводные камни) могут ждать. Заранее всем спасибо.

[Eugeny_F]

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

[Sancho]

или ведите фин. учет в отдельной фирме, если это надо бухгалтерам.
но на синхронизацию и сверку контуров я бы тыщ 10 - 15 евров попросил бы: работа не на один месяц

[Fordewind]

Если вы уже решили переходить на NAV и уже выделили на него бюджет, то непременно заложите в него наем своего специалиста именно по NAV. И наймите его как можно раньше! Это убережет вас от огромного количества потенциальных проблем при внедрении.
Если вы еще в раздумьях о переходе, то попросите консультации у консалтеров или фрилансеров.

Если есть вопросы общего характера, то пишите в личку, помогу советом.

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

Речь идет как о таких документах как: Перемещение, Акт списания, Акт оприходования, Акт инвентаризации, Производственный заказ, Журнал реклассификации. С заказами покупки и продажи разобрались сразу, товарный учет и учет счета происходят раздельно. Автоматический учет себестоимости отключать не хотелось бы. Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

[Eugeny_F]

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

Речь идет как о таких документах как: Перемещение, Акт списания, Акт оприходования, Акт инвентаризации, Производственный заказ, Журнал реклассификации. С заказами покупки и продажи разобрались сразу, товарный учет и учет счета происходят раздельно. Автоматический учет себестоимости отключать не хотелось бы. Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

Мда не совсем обычное требование. Варианты реализации в порядке уменьшения сложности для разработки и настройки:
1. Доделать все вышеназванные документы по аналогии с заказами продажи и закупки. Т.е. добавить поля кол-во для финансового учета и сделать вместо одного формируемого при учете документа два (Типа Перемещение Расходная Накладная + Перемещение Учтенный Счет).
2. Сделать 2 компании: управленческую и бухгалтерскую. Копировать строки заказов (документов, журналов) перед учетом из управленческой компании в бухгалтерскую.
3. Отключить автоматическое формирование проводок при учете данных документов (журналов) и приделать к учтенному документу (строке журнала) кнопку "сформировать проводки".
4. Отключить таки автоматический учет себестоимости, приделать к учтенному документу (строке журнала) признак "Провести по Главной Книге", протащив его в таблицу "Операции Стоимости". После чего надо будет совсем чуть-чуть модифицировать задание "Фин. Учет Себестоимости", заставив его бегать только по таким строкам.
5. Объяснить бухгалтерам, как долго и мучительно им придется разгребать документы, сличать отчеты и таки уломать их использовать стандартную функциональность.

Рекомендую варианты 4 и 5. Категорически не рекомендую вариант 1, если общий бюджет проекта у вас меньше 300 тыс. Евро.

[Fordewind]

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

Речь идет как о таких документах как: Перемещение, Акт списания, Акт оприходования, Акт инвентаризации, Производственный заказ, Журнал реклассификации. С заказами покупки и продажи разобрались сразу, товарный учет и учет счета происходят раздельно. Автоматический учет себестоимости отключать не хотелось бы. Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

А какова причина разделения финансовых проводок и товародвижения, напимер, при перемещении? Что говорят бухи, кроме того, что "У нас всегда так было"?

[GalaM]

Цитата:

Сообщение от oleh

Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

А что бухи собираются (хотят) сделать с документами после события учета счета и формирования товарных операций?
В НАВ не так уж много "стандартных" вариантов изменения (скажем так) наполовину учтенных документов.

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от Fordewind

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

Речь идет как о таких документах как: Перемещение, Акт списания, Акт оприходования, Акт инвентаризации, Производственный заказ, Журнал реклассификации. С заказами покупки и продажи разобрались сразу, товарный учет и учет счета происходят раздельно. Автоматический учет себестоимости отключать не хотелось бы. Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

А какова причина разделения финансовых проводок и товародвижения, напимер, при перемещении? Что говорят бухи, кроме того, что "У нас всегда так было"?

Ничего, причина в предыдущей системе, где товарный и финансовый учет, абсолютно две разные вещи. Вы можете учесть товар 10 шт на 100$, потом сформировать проводку на 99$. Решение таких "незадач" возложено на отчет сравнивающий товарное и финансовое движение по счету. Вообщем, архитектура системы такая + она ооочень старая - 2001 г. Я думаю будем до конца стоять на неразделении учета. Мне просто хотелось узнать, есть ли у кого опыт реализации подобных вещей или опыт борьбы с такой "реализацией" :-)

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Пардон, а в чем именно заключается вопрос? Если речь идет о разных датах операций, то Navision прекрасно умеет делать это. Так отгрузить товар в заказе продажи вы можете одним числом, а выставить счет клиенту другим. С другими документами, например с перемещениями, не все так шоколадно, но тоже есть всякие возможности. Можно вообще отключить автоматический учет себестоимости и запускать фин. учет себестоимости в конце месяца в разрезе учетных групп.

Речь идет как о таких документах как: Перемещение, Акт списания, Акт оприходования, Акт инвентаризации, Производственный заказ, Журнал реклассификации. С заказами покупки и продажи разобрались сразу, товарный учет и учет счета происходят раздельно. Автоматический учет себестоимости отключать не хотелось бы. Пожеланием бухов, есть формирование финансовых операций и операций себестоимости после события учет счета, которое происходит отдельно формирования товарных операций.

Мда не совсем обычное требование. Варианты реализации в порядке уменьшения сложности для разработки и настройки:
1. Доделать все вышеназванные документы по аналогии с заказами продажи и закупки. Т.е. добавить поля кол-во для финансового учета и сделать вместо одного формируемого при учете документа два (Типа Перемещение Расходная Накладная + Перемещение Учтенный Счет).
2. Сделать 2 компании: управленческую и бухгалтерскую. Копировать строки заказов (документов, журналов) перед учетом из управленческой компании в бухгалтерскую.
3. Отключить автоматическое формирование проводок при учете данных документов (журналов) и приделать к учтенному документу (строке журнала) кнопку "сформировать проводки".
4. Отключить таки автоматический учет себестоимости, приделать к учтенному документу (строке журнала) признак "Провести по Главной Книге", протащив его в таблицу "Операции Стоимости". После чего надо будет совсем чуть-чуть модифицировать задание "Фин. Учет Себестоимости", заставив его бегать только по таким строкам.
5. Объяснить бухгалтерам, как долго и мучительно им придется разгребать документы, сличать отчеты и таки уломать их использовать стандартную функциональность.

Рекомендую варианты 4 и 5. Категорически не рекомендую вариант 1, если общий бюджет проекта у вас меньше 300 тыс. Евро.

Спасибо за советы. Бюджет меньше + мягко говоря в притык. Пока я как и вы настаиваю всеми слилами на 5 варианте.

[Sancho]

а пример самого отъявленного бизнес процесса, который так смущает бухгалтеров, привести можно?
в чем тайный смысл разделения?
не в том ли, что бухгалтера боятся, что бух. учет у них вдруг появится САМ! бывает и такое.

[Fordewind]

Странно все это.

Navision предлагает более прозрачный и простой способ учета. Им же самим будет проще. Предлагаю идти к фин. диру и говорить, что бухи хотят запутать учетную систему, да еще потратить на это кучу бабла. Пусть аргументируют свои желания.

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от Sancho

а пример самого отъявленного бизнес процесса, который так смущает бухгалтеров, привести можно?
в чем тайный смысл разделения?
не в том ли, что бухгалтера боятся, что бух. учет у них вдруг появится САМ! бывает и такое.

Они хотят проверять товарное движение прежде чем делать учет счета. У нас производственная организация, соответсвенно большую часть финансового учета отнимает учет операций перемещение, списания, выхода на производстве. Не всегда рабочие отражают правильную цифру перемещаемых/списываемых товаров. Вот и хотят ввести доп. контроль, корректировку в случае чего производственым бухом, ну а потом и "родные" проводки сформировать. Но насколько я понимаю принципы работы NAV (работаю с ним только месяца три), то проводки фин. операции будут сформированы, как на первичное товарное движение, так и на корректирующее. То есть никакого смысла в разделении нет, от перестановки стлагаемых как говориться... Если не прав, просьба, поправьте.

[Sancho]

потребление и выход не считаются по фин. контуру.
в потреблении считается себестоимость (снимите галочку "Автоматический расчет", пусть бухи КоррСеб с ФинУчетом сами запускают, раз такие умные), себестоимость же выхода считается только при завершении ПЗ (производственного Заказа). пусть производственный БУХ и завершает.
этот процесс еще далеко не причина ломать Навижн.

звучит смешно, но сейчас говорю совершенно серьезно. это одно из правил бизнес-анализа:
каждая, даже самая сложная проблема, всегда имеет простое, лежащее на поверхности, НЕПРАВИЛЬНОЕ решение.

[Eugeny_F]

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Sancho

а пример самого отъявленного бизнес процесса, который так смущает бухгалтеров, привести можно?
в чем тайный смысл разделения?
не в том ли, что бухгалтера боятся, что бух. учет у них вдруг появится САМ! бывает и такое.

Они хотят проверять товарное движение прежде чем делать учет счета. У нас производственная организация, соответсвенно большую часть финансового учета отнимает учет операций перемещение, списания, выхода на производстве. Не всегда рабочие отражают правильную цифру перемещаемых/списываемых товаров. Вот и хотят ввести доп. контроль, корректировку в случае чего производственым бухом, ну а потом и "родные" проводки сформировать. Но насколько я понимаю принципы работы NAV (работаю с ним только месяца три), то проводки фин. операции будут сформированы, как на первичное товарное движение, так и на корректирующее. То есть никакого смысла в разделении нет, от перестановки стлагаемых как говориться... Если не прав, просьба, поправьте.

Ну если состояние склада "on line" у вас никого сильно не интересует, и проверка первички бухгалтерами занимает не так много времени, то можно просто ввести такой порядок:
Первичку вводят менеджеры (мастера, рабочие), а учитывают бухгалтера после проверки.
Тогда и систему перепиливать не придется, и ошибок меньше будет. А то не любая ошибка, сделанная при вводе данных в Navision, может быть легко исправлена коррекцией (некорректно введенные аналитические измерения; неправильно введенная цена при приходе товара, который впоследствии уже начал перемещаться и списываться и т.д.)

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от Eugeny_F

Цитата:

Сообщение от oleh

Цитата:

Сообщение от Sancho

а пример самого отъявленного бизнес процесса, который так смущает бухгалтеров, привести можно?
в чем тайный смысл разделения?
не в том ли, что бухгалтера боятся, что бух. учет у них вдруг появится САМ! бывает и такое.

Они хотят проверять товарное движение прежде чем делать учет счета. У нас производственная организация, соответсвенно большую часть финансового учета отнимает учет операций перемещение, списания, выхода на производстве. Не всегда рабочие отражают правильную цифру перемещаемых/списываемых товаров. Вот и хотят ввести доп. контроль, корректировку в случае чего производственым бухом, ну а потом и "родные" проводки сформировать. Но насколько я понимаю принципы работы NAV (работаю с ним только месяца три), то проводки фин. операции будут сформированы, как на первичное товарное движение, так и на корректирующее. То есть никакого смысла в разделении нет, от перестановки стлагаемых как говориться... Если не прав, просьба, поправьте.

Ну если состояние склада "on line" у вас никого сильно не интересует, и проверка первички бухгалтерами занимает не так много времени, то можно просто ввести такой порядок:
Первичку вводят менеджеры (мастера, рабочие), а учитывают бухгалтера после проверки.
Тогда и систему перепиливать не придется, и ошибок меньше будет. А то не любая ошибка, сделанная при вводе данных в Navision, может быть легко исправлена коррекцией (некорректно введенные аналитические измерения; неправильно введенная цена при приходе товара, который впоследствии уже начал перемещаться и списываться и т.д.)

Спасибо, это один из вариантов, который я хочу им предложить. Выйти производственным бухгалтерам в смены, аналогичные производству и обеспечить круглосуточный учет документов. Так как online очень всех интересует. Производство не будет ждать 8:00 для того, что бы взять в работу материал или полуфабрикат. А если они не будут этого делать в NAV, то мы вернемся в каменный век журналов и бумажек у которых достоверность процентов 50. Предлагаемый вами, по моему мнению, один из самых оптимальных вариантов учитывая выдвигаемые требования...

[Sancho]

имхо, товарные документы должен учитывать все же материально ответственный лиц, а не бух.
или галочку какую придумать "я, материально ответственный, проверил этот документ и действительно выдал в производство это.", ибо что там бухгалтера поучитывают, а что забудут, а спрашивать все равно с кладовщика.

[rmv]

Имхо, разделение товарного и финансового учета суровые реалии действительности.
Кладовщик не должен отвечать за себестоимость, бухгалтер за складские операции.
Рассмотрим список документов:
1. Перемещение - Себестоимость при товародвижении не меняется. Здесь бухгалтер не нужен.
2. Акт списания - Себестоимость списывается согласно учетной политике. Здесь бухгалтер не нужен.
3. Акт оприходования - товар приходуется по себестоимости. Бухгалтер отвечает за финансовую составляющую,
кладовщик - за товарную (количественнную).
4. Журнал инвентаризации. Бухгалтер нужен при оприходывании излишков для определения себестоимости.
5. Производственный заказ - тут я не силен, подозреваю что производственник отчечает за выход продукции в количественном выражении, себестоимость готового изделия определяется учетной политикой в части потребленных материалов и производственным заказом в части нематериальных затрат. То есть и здесь бухгалтер не нужен.
6. Журнал реклассификации. Обычно используется только бухгалтером.

Итого из всего списка документов бухгалтер отвечает за доствоверность сведений в актах оприходывания,
журнале инвентаризации и реклассификации. Инвентаризация - процедура достаточно редкая и учет журнала можно возложить только на бухгалтера. К журналу реклассификации, как я уже писал кладовщик также не должен иметь доступа.

Насколько часто материалы Вам валятся из космоса (иными словами часто ли нужно учитывать акты оприходывания?).
Даже если часто, думаю не нужно напрягать бухгалтеров круглосуточной работой. Как сказано выше можно модицифировать учет акта оприходывания и учитывать в два этапа: товарную - кладовщик ночью (при этом создаются товарные операции и
операции стоимости с ожидаемой себестоимостью), финансовую по себестоимости - бухгалтер с утра (при этом создаются только операции стоимости с фактической себестоимостью).
Еще как вариант можно добавить акты оприходывания в функционал распределения товарных издержек, распределять издержку под условных названием "Корректировка себестоимости" на строки акты оприходывания и учитывать (Поставщик Учетную Группу и ОБщие Бизнес Группы настроить на забалансовые счета).

Кстати, какой метод учета себестоимости планируется использовать?

[Captain]

Цитата:

Не всегда рабочие отражают правильную цифру перемещаемых/списываемых товаров.

Если проблема в человеческом факторе, вы можете её минимизировать используя технологию штрихового кодирования + радиотерминалы сбора данных. Вероятность ошибки становиться меньше намного. Тем более что с помощью терминалов можно создавать документ, подбирать товарные позиции, давать задание на печать и.т.п.. Во многих компаниях подобным образом эта проблема решена.

[oleh_imported]

Цитата:

Сообщение от rmv

Имхо, разделение товарного и финансового учета суровые реалии действительности.
Кладовщик не должен отвечать за себестоимость, бухгалтер за складские операции.
Рассмотрим список документов:
1. Перемещение - Себестоимость при товародвижении не меняется. Здесь бухгалтер не нужен.
2. Акт списания - Себестоимость списывается согласно учетной политике. Здесь бухгалтер не нужен.
3. Акт оприходования - товар приходуется по себестоимости. Бухгалтер отвечает за финансовую составляющую,
кладовщик - за товарную (количественнную).
4. Журнал инвентаризации. Бухгалтер нужен при оприходывании излишков для определения себестоимости.
5. Производственный заказ - тут я не силен, подозреваю что производственник отчечает за выход продукции в количественном выражении, себестоимость готового изделия определяется учетной политикой в части потребленных материалов и производственным заказом в части нематериальных затрат. То есть и здесь бухгалтер не нужен.
6. Журнал реклассификации. Обычно используется только бухгалтером.

Итого из всего списка документов бухгалтер отвечает за доствоверность сведений в актах оприходывания,
журнале инвентаризации и реклассификации. Инвентаризация - процедура достаточно редкая и учет журнала можно возложить только на бухгалтера. К журналу реклассификации, как я уже писал кладовщик также не должен иметь доступа.

Насколько часто материалы Вам валятся из космоса (иными словами часто ли нужно учитывать акты оприходывания?).
Даже если часто, думаю не нужно напрягать бухгалтеров круглосуточной работой. Как сказано выше можно модицифировать учет акта оприходывания и учитывать в два этапа: товарную - кладовщик ночью (при этом создаются товарные операции и
операции стоимости с ожидаемой себестоимостью), финансовую по себестоимости - бухгалтер с утра (при этом создаются только операции стоимости с фактической себестоимостью).
Еще как вариант можно добавить акты оприходывания в функционал распределения товарных издержек, распределять издержку под условных названием "Корректировка себестоимости" на строки акты оприходывания и учитывать (Поставщик Учетную Группу и ОБщие Бизнес Группы настроить на забалансовые счета).

Кстати, какой метод учета себестоимости планируется использовать?

Метод учет себестоимости - FIFO. Но журнал реклассификации буде использоваться на производстве сплошь и рядом. Поэтому посадить за него бухгалтера нет возможности. У нас идет постоянное разделение лотов + на 100% необходима трассировка. Сейчас сошлись на том, что мы будем устанавливать для учтенных документов признак "Проверено бухгалтером" (там где учет не разделен по стандартной функциональности) с USER ID бухгалтера и модифицируем функциональность закрытия периода, не закрывать если в периоде есть документы с отсутствующим признаком проверки. Правда есть сомнения, т.к. аналитика по измерениям приличная и нужно будет выверить каждую карточку склада, товара, машинного/рабочего центра, что бы правильно автоматом подтянуть измерение. Но это все равно лучше и проще, по моему мнению, чем переделывать учет. Времени просто в обрез. Два месяца до запуска осталось.
Спасибо вам за советы, может быть к вашим рекомендациям придется вернуться месяца через два, когда потестируем работу в стандарте.